HR-дашборды: как начать говорить с бизнесом на языке цифр

23 декабря зрители YouTube-канала Hurma узнали все и даже больше об HR-дашбордах на вебинаре, который провел Евгений Бондаренко. Если вы не успели к нам присоединиться, тогда скорее читайте нашу статью, в которой мы объединили главные мысли из вебинара:

• Проблема отчетов, которые мы делаем
• Модель зрелости бизнеса по работе с данными. А где находитесь вы?
• Простые вопросы о бизнесе и почему мы не знаем на них ответов
• Старая модель VS Новая модель работы с данными
• Примеры реальных HR-дашбордов
• Зачем нужны автоматические дашборды и как их использовать
• С чего начать? 

Пару слов о спикере 

Евгений Бондаренко, HRD «Медиа Группа Украина» с 15-летним опытом работы в сфере HR, создатель и экс-директор Академии ДТЭК. Кроме того, Евгений еще и автор трех бизнес-книг: «На старт. Книга для тех, кому суждено построить успешную карьеру», «HR без бюджета. Делайте большее за счет меньшего», «Успешный руководитель» и автор первой в Украине учебной программы по подготовке HR-аналитиков.  

Примечание

Все цифры и данные в статье приведены исключительно в образовательных и ознакомительных целях. Любые совпадения с реальными бизнесами и компаниями случайны.

Модель зрелости данных 

Есть четырехуровневая модель зрелости данных, которую разработал Джош Берсин. Это очень простая и понятная модель. С её помощью можно объяснить много моментов, которые связаны с данными. 

Уровень №1. Операционный репортинг

На первом уровне зрелости HR -департамент отслеживает цифры по таким показателям как текучесть кадров, численность сотрудников, расходы на зарплату и обучение сотрудников. 

Это оперативные данные с информационным характером, которые показывают бизнесу общую картинку в компании. На этом этапе никто не анализирует показатели и не ищет пути решения проблем.

Уровень №2. Продвинутый репортинг 

Компании, которые находятся на втором уровне, не только собирают необходимые данные и рассчитывают необходимые метрики , но и анализируют причины плохих или хороших показателей. HR-департаменту важно отображать только релевантную информацию, формировать необходимые входные данные, чтобы принять правильное стратегическое решение. 

Именно на этом уровне появляются автоматические HR-дашборды, которые формируются  без вмешательства людей. 

Уровень №3. HR аналитика 

На этом уровне HR-функция начинает использовать для решения бизнес задач, которые связаны с людьми, конкретные статистические методы. Именно с этого уровня начинается полноценное использование HR аналитики в компании.

Владея такими инструментами, HR подразделение уже может анализировать исторические данные и искать ответы на вопросы “Почему это произошло и какие факторы с этим связаны?”. Т.е. бизнес может научиться принимать решения на основании цифр, а не только мнений и интуиции.

Уровень №4. Прогнозная аналитика 

На этом уровне HR-департамент компании может построить прогнозную модель, используя методы предиктивной аналитики. Все это делается централизованно, а аналитика собирается в единый реестр или базу данных. Чтобы обеспечить более высокую точность прогноза, она интегрируется с финансовыми, операционными или HR-системами. 

Находясь на четвертом уровне, очень важно сфокусировать внимание на ключевых проблемах и выстроить правильную стратегию.Как правило, в компаниях, которые находятся на этом уровне есть отдел HR-аналитики, а HRD считается полноправным бизнес-партнером. 

Проблема с данными и отчетами

Основная проблема бизнеса с данными и отчетами заключается в том, что руководство тратит слишком много времени и ресурсов для разработки и подготовки отчетов. В результате на эти отчеты никто так и не смотрит и плюс ко всему в них есть ошибки. 

Ошибки отчеты содержат из-за того, что они делаются вручную и большую роль играет человеческий фактор. Кроме того, одной таблицей ведение статистики не ограничивается и когда возникает необходимость сводки всех данных в один документ – появляются трудности. 

Пример из жизни

В сентябре 2020 года была опубликована не очень утешительная статистика по государственным органам. Оказалось, что каждый месяц или квартал обладминистрация и КМДА подают в Кабмин 4185 отчетов, которые копились в стране с 1992 года. А 10% из этих отчетов были отменены, но ОГА об этом не знали и продолжали каждый год их отправлять. 

В результате Кабмин пересмотрел все эти отчеты и актуализировал только 1063 документа. То есть, 75% от всей документации – были ненужные отчеты, которые давно потеряли свою актуальность. 

Государственные органы традиционно считаются малоэффективными и бюрократизированными, но бизнес выглядит не лучше. 

Кейс от Евгения Бондаренко

На второй рабочий день в Медиа Группа Украина руководитель спросил у меня, сколько сотрудников работает у нас в компании, причем назвать нужно было точную цифру. Мне пришлось потратить около недели времени, чтобы найти эту цифру, еще через неделю я её озвучил, а через месяц оказалось, что данные были неправильные. 

Такая ситуация случилась из-за того, что документация была неструктурированной и её было очень много. Другая ситуация, когда в компании есть дашборды, которые формируются из одного или нескольких источников с правильными и актуальными данными.

Евгений Бондаренко. 

Главные отличия старой и новой модели аналитики

1. В старой модели работает схема «запрос-отчет». То есть, HR получает от руководителя запрос на предоставление какой-либо информации, после чего начинает собирать эти данные. 

В новой модели у компании есть дашборд, в который руководитель может зайти в любое время и увидеть актуальную информацию. 

2. Периодичность. В старой модели отчеты готовятся еженедельно или ежемесячно, а в новой они все время актуализируются и всегда находятся под рукой. К тому же, с помощью дашборда можно найти отчет за любой период: прошлая неделя, месяц, квартал, год. 

3. Есть заданный формат. Как правило, в старой модели один человек задает формат документации, а остальные её дополняют, добавляют столбцы, меняют названия и в результате получается путаница. Главный минус старой модели и заданного формата – отсутствие гибкости.

В новой модели заказчик смотрит на те данные, которые ему интересны в данный момент. 

4. Для предоставления дополнительной информации нужно время. Когда HR составляет отчетность вручную, при просьбе предоставить какие-то дополнительные данные, ему нужно время для сбора недостающей информации. Новой модели, в свою очередь, присущий более гибкий формат.

5. Ошибки. При ручном составлении отчетов и сборе данных обязательно будут ошибки, поскольку все мы люди и никто от этого не застрахован. Усталость, отсутствие концентрации, внимательности влияет на количество ошибок. 

А если отчет готовит не один человек, а несколько, то количество ошибок увеличивается в столько же раз. В дашбордах же ошибки практически отсутствуют с вероятностью в 99.9%. Ошибки в дашбордах могут быть в том случае, если они уже были в базе данных или же других источниках информации. 

6. Актуализация данных. Когда HR приносит отчет, составленный неделю назад, данные в нем уже не актуальны и устаревшие. Дашборды, в свою очередь, показывают актуальную информацию именно в момент просмотра. 

Принципы работы с данными 

Данные вводятся только один раз

Чтобы избежать путаницы в документах, данные нужно вводить один раз и в один источник. Ведение отчетности в Excel – это не страшно, но нужно уметь это делать правильно. 

Данные вводятся как можно ближе к месту и времени их возникновения

Отмечать и вводить новые данные нужно сразу после того, как произошли изменения в любой структуре: наем нового сотрудника, проведение обучения и т. д. 

Всегда должна быть контрольная цифра

Для этого есть хорошее упражнение. Нужно взять численность персонала состоянием на первое января этого года и численность на текущий момент. Задание состоит в переходе от одной цифры к другой путем прибавление или отнимания показателей. То есть, если взять цифру на состояние первого января, к ней нужно добавить принятых сотрудников и отнять уволенных. В результате должна получится правильная контрольная цифра. 

В системах хранения данных/информации должна быть «защита от дурака»

Система должна быть надежно защищена и предупреждать человека, который вносит в нее информацию о том, в какие поля и какие данные он может написать. Чтобы в разделе «Зарплата» не указывалась должность и наоборот. 

Всегда должен быть только один источник информации по тем или иным данным 

Не стоит вести несколько файлов Excel с данными или же несколько систем, поскольку информация будет смешиваться, путаться, что может навредить компании. 

Что такое дашборд?

Термин «дашборд» произошел от английского слова «dashboard», что в переводе с английского означает «приборная панель» (в самолетах, автомобилях и т. д). Дашборд в технике показывает все необходимые элементы управления на одной панели. В аналитике он делает то же самое, но на одном экране.

Краткий курс в историю

Первые дашборды появились в конце 90-х годов в США благодаря развитию корпоративных информационных систем. Существовал даже сегмент в IT – EIS (Executive Information System). Это программа, в которую из разных баз собирали данные и предоставляли их высшему менеджменту. По стилю оформления это напоминало приборную панель автомобиля. 

Типы дашбордов

• Операционная панель мониторинга – это инструмент отчетности, который используется для мониторинга бизнес-процессов и отслеживания текущих KPI. По сравнению с другими типами информационных панелей, данные обновляются очень часто, а иногда даже поминутно. Операционные панели предназначены для просмотра несколько раз в течение дня. Они часто используются для мониторинга прогресса достижения цели.
• Стратегическая панель мониторинга – это инструмент отчетности, который используется руководителями для мониторинга состояния ключевых показателей эффективности (KPI). Данные для стратегической панели обновляются 1 или 2 раза в день. Стратегические инструментальные панели можно просматривать один раз в день. Они помогают руководителям не отставать от ключевых показателей эффективности в рамках всего бизнеса.
• Аналитическая панель мониторинга – это инструмент отчетности, который используется для анализа больших объемов данных, что позволяет пользователям исследовать тенденции, строить прогнозы и получать детальную информацию. Данные для аналитической информационной панели, должны быть точными и актуальными. Обновляются они один раз в день. Аналитические панели мониторинга часто включают в себя расширенные функции BI такие, как детализация и AdHoc отчеты.

Структура классического дашборда

Классический дашборд состоит из трех разделов.

1. Ключевые показатели. Зачастую размещаются сверху и отображают численность, текучесть кадров, количество принятых и уволенных сотрудников и т. д. Но, в целом, показатели, которые отображаются на панели, зависят от бизнес-целей и стратегии компании.
2. Визуализация данных: аналитика, графики, расшифровка KPI. Более подробно раскрывают все показатели, которые показываются сверху. Они показывают как росла численность сотрудников в компании по месяцам, текучесть кадров и другие важные показатели более наглядно. 
3. Детализация (справка). Детализировано отображает нужные человеку данные. Например, текучесть по регионам или подразделениям.

Какими сервисами пользуются в Медиа Группа Украина [кейс от Евгения Бондаренко]

В Медиа Группа Украина HR-дашборды делают с помощью сервиса Microsoft Power BI. Это коллекция программных служб, приложений и соединителей, которые взаимодействуют друг с другом, чтобы предотвратить разрозненные источники данных в согласованные, визуально понятные и интерактивные аналитические сведения/отчеты (дашборды). 

Как работают с сервисом в Медиа Группа Украина?

У нас есть три системы: 1C, LMS + Power BI. В 1C хранятся все кадровые данные, в ней мы ведем учет по показателям. В LMS мы храним всю информацию по обучению, оценке и развитию сотрудников. Также у нас есть отдельная система для рекрутинга. 

Данные с этих трех систем каждый день копируются на SQL Server, после чего к этому процессу подключается Power BI. Таким образом данные в дашбордах автоматически обновляются и показывают актуальную информацию в любое время.

Евгений Бондаренко

Вот так вот выглядит первая страница дашбордов в Медиа Группа Украина:

Здесь вы можете увидеть различные разделы: численность, увольнения, поиск и подбор, вознаграждения, обучение и развитие, план/факт ФОТ. 

Вот так выглядит раздел по численности персонала:

Дашборд по увольнению сотрудников:

Здесь можно увидеть количество уволенных сотрудников, общую текучесть кадров, а также процент сотрудников, которые проработали более трех лет. Кроме того, есть информация о количестве уволившихся руководителей. 

Ниже есть данные текучести по месяцам, стаж уволившихся, их уровень должности и грейды. 

Этапы разработки автоматических дашбордов

1. Оценка/аудит имеющихся данных и систем, где они находятся.
2. Разработка списка KPI, метрик, показателей с методикой расчета, которые хотим отображать на дашборде – показать пример.
3. Разработка «макета на салфетке».
4. Обсуждение, тестирование макета с заказчиком.
5.  Построение модели данных.
6. Написание всех формул и построение визуализаций.
7. Настройка автоматического обновления.
8. Финальные настройки и дизайн дашборда. 

Давайте детальнее рассмотрим каждый из этих этапов:

Оценка/аудит имеющихся данных и систем, где они находятся

На этом этапе мы проводим оценку всех данных, которые у нас есть, а также источников, где они хранятся. Евгений Бондаренко поделился с нашими слушателями и читателями чек-листом для инвентаризации данных в компании. Можете его открыть, посмотреть и отметить, какие данные у вас есть, а каких не хватает. 

Разработка списка KPI, метрик, показателей с методикой расчета, которые хотим отображать на дашборде

После выполнения первого этапа приступаем ко второму, на котором нужно разработать список метрик, KPI, понять, что вообще вы хотите показывать на своих дашбордах. А для того, чтобы понять, что вы можете рассчитать, нужен первый пункт.

Разработка «макета на салфетке»

На этом этапе нужно взять лист бумаги и прям от руки рисовать макет будущего дашборда, показывая то, что вы хотите там видеть. У вас может быть и 3 и 5 и 10 вариантов.

Обсуждение, тестирование макета с заказчиком

После подготовки чернового материала макета, нужно пойти с ним к заказчику и показать его, вместе протестировать. Обсуждаем все детали, что хотелось бы видеть на дашборде, какие данные в большем приоритете и т. д. 

Построение модели данных + написание формул + настройки автоматического обновления

Построение модели данных и настройка обновления – зона ответственности IT-отдела компании. Именно IT-отдел сможет в этом помочь. Написать формулы для метрик и строить визуализации для самого дашборда - это ответственность внутреннего аналитика или внешнего эксперта.

Финальные настройки и дизайн дашборда

Устанавливаем финальные настройки и подбираем подходящий дизайн дашборда.

Не нужно сразу пытаться разрабатывать дашборды для каждого HR-процесса. Лучше выбрать одну несложную, близкую тему: рекрутинг, текучесть кадров и другие и с нее начать. 

Евгений Бондаренко

Критерии успеха по внедрению дашбордов

1. Вовлечение заказчика на самых ранних стадиях (обсудить макет, дать «попробовать», учесть пожелания/идеи)
2. Если запроса нет – личная инициатива и пример (решите свою конкретную задачу, которую сможете использовать как пример)
3. Наличие внутреннего/внешнего эксперта по дашбордам Power BI (можно воспитать внутреннего эксперта)
4. Вовлечение IT-коллег (модель данных, источник данных, информационная безопасность и другие технические моменты)
5. Вам нужно будет играть лидирующую роль (что-то придется делать руками)

Вопросы слушателей

Какую LMS вы используете?

Сейчас мы пользуемся системой Moodle.

Евгений Бондаренко

Где брать формулы для расчетов? Например, если нужно посчитать количество больничных за год в среднем на сотрудника

Подробно все метрики представила в своем отчете компания PWC. Подробно ознакомиться с ним вы можете по ссылке. Эта компания собирает HR-метрики и формулы по всему миру. 

Евгений Бондаренко

Где можно делать дашборды, помимо Power BI?

Кроме Power BI, можно использовать программу Google Data Studio и любой другой софт.

Евгений Бондаренко

Планируете ли вы выпускать книгу по аналитике?

Не то, чтобы планирую. Она уже в процессе написания, но этот процесс медленно идет, поскольку хочется сделать её максимально практичной.

Евгений Бондаренко

С каких метрик начать свой первый дашборд?

Есть два вида метрик – простые и составные. Например, численность персонала не предполагает деление или умножение каких-то показателей, нам просто нужно посчитать количество людей, которые работают в компании. 

А вот показатель текучести – составной. Здесь нужно рассчитать среднесписочную численность и разделить количество уволившихся за определенный период на среднесписочную численность.

Я бы предложил начать с простых метрик: численность персонала общую и по месяцам, количество принятых сотрудников за месяц, год, квартал, количество уволенных сотрудников. 

Евгений Бондаренко

Мы благодарим Евгения за интересную и увлекательную беседу. Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующий – следите за анонсами от Hurma 😉

И, традиционно, наш вебинар в записи: